¿Cómo se hace una ficha bibliográfica?

Datos bibliográficos

Un registro bibliográfico es una entrada en un índice bibliográfico (o un catálogo de biblioteca) que representa y describe un recurso específico. Un registro bibliográfico contiene los elementos de datos necesarios para ayudar a los usuarios a identificar y recuperar ese recurso, así como información adicional de apoyo, presentada en un formato bibliográfico formalizado. La información adicional puede servir de apoyo a determinadas funciones de la base de datos, como la búsqueda o la exploración (por ejemplo, por palabras clave), o puede proporcionar una presentación más completa del elemento de contenido (por ejemplo, el resumen del artículo).

Los registros bibliográficos suelen ser recuperables a partir de índices bibliográficos (por ejemplo, bases de datos bibliográficas contemporáneas) por autor, título, término del índice o palabra clave[1] Los registros bibliográficos también pueden denominarse registros sustitutos o metadatos[2] Los registros bibliográficos pueden representar una amplia variedad de contenidos publicados, incluyendo publicaciones tradicionales en papel, digitalizadas o nacidas de forma digital. El proceso de creación, intercambio y conservación de los registros bibliográficos forma parte de un proceso más amplio, denominado control bibliográfico.

Registro bibliográfico frente a registro de artículos

El formato MARC 21 para datos bibliográficos es un medio para la representación y comunicación de información bibliográfica. MARC significa MAchine-Readable Cataloging (Catalogación legible en máquina), y está desarrollado y mantenido por la Biblioteca del Congreso, en consulta con el Comité Asesor de MARC (MAC), antes conocido como Comité de Información Bibliográfica Legible en Máquina (MARBI). Los registros MARC constan de tres partes:

Un registro bibliográfico no puede superar los 99.999 caracteres. Cada campo variable no puede superar los 9.999 caracteres. Estos límites se aplican a los registros exportados como MARC 21 mediante Connexion y Record Manager. Si los registros superan estos límites y deben ser exportados, se debe utilizar el formato de exportación MARCXML.

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En los registros MARC, los indicadores de campo variable proporcionan información sobre el campo para la indexación, la visualización u otras funciones del sistema. Los indicadores de campo variable pueden consistir en números o espacios en blanco. Los valores en las posiciones de los indicadores, incluidos los espacios en blanco, tienen significados asignados.

No está previsto implementarlo en los registros bibliográficos de WorldCat. Nota: Para obtener más información, consulte la sección Códigos de función de control de las Especificaciones MARC 21 para la estructura de registros, conjuntos de caracteres y medios de intercambio: Juegos de caracteres y opciones de codificación: Parte 1: Cuestiones generales de los juegos de caracteres.

Índice bibliográfico

Dado que las microformas no se pueden consultar de la misma manera que los materiales impresos, el apoyo bibliográfico en forma de ayudas a la búsqueda o registros de catálogo es vital para la navegación y el acceso a las colecciones de microformas. Se anima a los gestores de las colecciones a planificar un control bibliográfico adecuado en el momento de la selección y la adquisición.

Las microformas, al igual que otras colecciones de la biblioteca, deben ser accesibles mediante un control bibliográfico exhaustivo. Una descripción bibliográfica detallada ayuda a clarificar el contenido de los grandes conjuntos de microformas, lo que a su vez contribuye a aumentar la visibilidad y el posterior uso de estas colecciones de investigación especializadas.

El control bibliográfico de las colecciones de microformas es importante porque facilita el acceso a materiales de investigación especializados y reduce las compras duplicadas. Lamentablemente, antes de la década de 1980, las colecciones de microformas no recibían el mismo nivel de atención que sus homólogas impresas. Varios factores contribuyeron al inadecuado control bibliográfico de las colecciones de microformas. En primer lugar, muchos conjuntos de microformas contenían cientos de títulos. Muchos de estos títulos no habían sido catalogados en papel, por lo que cada título en microfilm requería una catalogación original. Las instituciones que adquirían estos conjuntos simplemente no disponían de los recursos humanos o, en algunos casos, de los conocimientos especializados para tratar adecuadamente estos materiales únicos. Tampoco tenían tiempo para utilizar lectores que revisaran minuciosamente cada título. Muchas bibliotecas no tuvieron más remedio que dejar de lado esta costosa tarea. Esta falta de control bibliográfico dificultaba enormemente el acceso a los materiales en microformas. Como resultado, muchos conjuntos valiosos y costosos fueron lamentablemente infrautilizados, ya que su existencia no era fácilmente evidente para el público o incluso para el personal de la biblioteca. Los problemas inherentes a estas colecciones ocultas son innumerables e incluyen la costosa duplicación de materiales, la tramitación innecesaria de solicitudes de préstamo interbibliotecario y, en última instancia, la devaluación del papel de una institución en apoyo de la investigación académica.

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Bibliografía

El repositorio Alma contiene registros bibliográficos que representan recursos físicos, electrónicos y digitales. Utilizando el Editor de Metadatos Alma, puede crear manualmente registros bibliográficos para estos recursos (ver Creación de Registros Bibliográficos para más información).

Puede crear registros bibliográficos automáticamente importando datos bibliográficos de otras fuentes en archivos. Para obtener más información, consulte Importación de registros mediante perfiles. Puede encontrar información adicional relacionada con el trabajo con registros bibliográficos de recursos externos en Gestión de recursos.

Alma proporciona el Editor MD para crear registros bibliográficos individuales. Para personalizar el proceso de introducción de registros bibliográficos, puede utilizar una plantilla que se adapte a sus necesidades (para más información, consulte Trabajo con plantillas de registros).

Si edita un campo en un registro existente que está relacionado con otro campo en otro registro, el vínculo entre los registros se rompe cuando guarda el registro editado. Alma debe ejecutar el trabajo MMS – Build Record Relations (ver Ver todos los trabajos programados) para que el enlace sea recreado. Si edita un campo que no está relacionado con un campo en otro registro, el vínculo entre los registros permanece intacto.